檔案管理系統帶來了多方面的便利，主要體現在以下幾個方面：

1. 提高工作效率：檔案管理系統通過自動化處理文件的存儲、檢索和歸檔，大大節省了人力和時間成本。員工可以快速找到所需的文件，提高了工作效率。同時，系統還可以自動完成從紙質到電子檔案的轉換工作，進一步節省了人力成本和時間成本。

2. 提高信息安全性：檔案管理系統可以設定權限，只有授權的人員才能訪問和修改文件。系統還可以對文件進行備份和加密，確保文件的安全性。此外，數字化檔案管理使得檔案信息的再利用變得更加便捷和高效，同時也便于長期保存和傳承歷史文化。

3. 節省空間和資源：傳統的紙質檔案需要大量的物理空間來存儲，而檔案管理系統可以將文件數字化存儲，節省了空間和資源。

4. 提高文件檢索準確性：檔案管理系統可以通過關鍵詞搜索、標簽分類等方式來進行文件檢索，提高了檢索的準確性和效率。

5. 便于信息共享和協作：檔案管理系統可以實現多人同時訪問和編輯文件，便于團隊協作和信息共享。不同部門或不同地區的人員可以同時進行檔案查詢、編輯和管理等操作，提高了工作效率，加強了部門之間的協作與溝通。

6. 促進決策制定：良好的檔案管理為企業做決策、出方案提供了有力的數據支持。企業可以通過查找歷史數據進行同比分析或方案對比，從而做出更準確的決策。

7. 便于異地管理：隨著企業規模的擴大和業務范圍的拓展，異地分支機構和合作伙伴的管理需求逐漸凸顯。檔案管理系統可以通過網絡實現遠程管理，方便異地機構之間的信息交流與共享，提高了異地管理的效率和便捷性。

8. 提案的再利用價值：數字化檔案管理使得檔案信息的再利用變得更加便捷和高效。通過檔案管理軟件系統，可以對檔案信息進行深度挖掘和分析，為企業決策提供有力支持。

檔案管理系統在提高工作效率、保障信息安全、節省空間資源、促進信息共享與協作、輔助決策制定以及提案再利用價值等方面都帶來了顯著的便利。隨著信息技術的不斷發展和完善，檔案管理系統也將不斷升級和完善，為工作和生活帶來更多的便利和效益。